samodoskonalenie.warszawa.pl

Prawie 50 lat temu świat biznesu poznał koncepcję zarządzania, która została nazwana przez jej autora Petera F. Druckera, "filozofią zarządzania". I faktycznie nie można przecenić wpływu tej koncepcji na zmianę sposobu myślenia i podejścia do zarządzania. Nikogo dzisiaj nie trzeba przekonywać, że Zarządzanie Przez Cele (ang. Management By Objectives) jest strategią kierowania ludźmi w organizacjach, która ukierunkowuje działania i wysiłki pracowników na realizację strategicznych celów organizacji. ZPC jest w swojej istocie metodą planowania i organizowania pracy, polegającą na wspólnym formułowaniu celów i wynikających z nich zadań przez menedżerów wszystkich szczebli hierarchicznych zarządzania przedsiębiorstwem oraz tychże menedżerów z ich podwładnymi. Dla współczesnych menedżerów jasne jest, że każdy pracow-nik poprzez swoją efektywność (innymi słowy realizację celów), podnosi efektywność całej organizacji.

Istnieje wiele wyzwań, które stanowią o skutecznym wdrażaniu Zarządzania Przez Cele. Jednym z najważniejszych jest umiejętność ustalania celów. Generalizując można powiedzieć, że nasze sukcesy lub ich brak we wszystkim co robimy w życiu, zależą przede wszystkim od umiejętnego postawienia celu.

Należy sobie jasno powiedzieć, iż cel nie oznacza działania. Cel to stan w jakim chciałbyś się znaleźć w określonym momencie po wykonaniu pewnych działań.

Taka definicja celu wydaje się być dziecinnie prosta, lecz jego stawianie jest prawdziwą sztuką. Jest to umiejętność, która opanowana do perfekcji pozwala wiele osiągnąć w życiu. Staje się wręcz stylem życia. Nigdy więcej nie będziesz mieć poczucia, że nie panujesz nad swoim życiem. A gdy już będziesz potrafił stawiać cele sobie, wówczas będziesz w stanie ustalać efektywne cele swoim podwładnym jeśli takowych masz, a przez to lepiej nimi zarządzać.

Jednak ustalanie celów to nie wszystko. Wiąże się z tym zdolność tworzenia odpowiednich warunków do stawiania celów a następnie ich realizowania.

Poniższe zasady pozwolą opanować sztukę stawiania i realizowania efektywnych celów.

Zasada 1

Stwórz w swojej głowie obraz efektu końcowego

Tradycyjnie, cele dotyczą mierzalnych rezultatów.
I to się sprawdza, jeśli rezultaty są łatwo mierzalne. Jednak nie należy się kierować tym kryterium, gdyż może okazać się, że nie koncentrujesz się na rzeczach najważniejszych. Czasem właśnie najbardziej priorytetowe cele są trudno mierzalne. Widać to szczególnie w organizacjach, gdzie im wyższa pozycja w hierarchii, tym trudniej mierzalne są cele.

Dlatego należy tworzyć w głowie obraz ostatecznego rezultatu, który później przelewany jest na papier i opisuje dokładnie oczekiwany rezultat. Takim obrazem może być napisanie książki w obszarze zarządzania do końca 2003 roku, podczas gdy jeszcze dokładnie nie wie się, co będzie w sobie zawierała ani ile będzie mieć rozdziałów. Innymi słowy - miej wizję tego co chcesz osiągnąć, kierunek w którym dążysz. Wizja ta będzie później przełożona na konkretny cel lub cele, poprzez których realizację zostanie osiągnięta.

Zasada 2

Ustalane cele powinny być "SMART".

S Specific - konkretne, jasno określone
M Measurable - mierzalne, posiadające miary
A Ambitious - ambitne, stanowiące wyzwanie
R Realistic - realistyczne, osiągalne
T Time - bound - określone w czasie, posiadające ostateczny termin realizacji

Specific - konkretne, jasno określone

Cel musi być bardzo konkretny, z jasno zdefiniowanym rezultatem. Jeśli w ramach jednego celu ma być więcej rezultatów, wszystkie powinny być opisane. Już sam fakt, że dokładnie wiesz dokąd zmierzasz, przybliża ciebie do realizacji celu.

Absolutnie nie należy operować ogólnikami. Stwierdzenie "Chciałbym dostać podwyżkę" nie jest celem. W domyśle oznacza bowiem "Fajnie by było mieć więcej pieniędzy" - mówi jedynie o chęciach a nie decyzji na podjęcie konkretnych działań. Sformułowanie, którego należałoby tutaj użyć to "Zarabiać więcej" stanowcze i zdecydowane.

Measurable - mierzalne, posiadające miary

Cel musi być mierzalny i posiadać określone miary. Tylko cel, który powoduje mierzalną zmianę, może być optymalnie efektywny. Jak wiadomo, niektóre cele są trudniej mierzalne niż inne. Ich realizacji nie da się określić poprzez ilość sztuk, procenty, złotówki, itp. Jednak nie oznacza to, że nie można ich zmierzyć w ogóle. W takich sytuacjach należy wykorzystywać wskaźniki. Na przykład satysfakcja wśród pracowników sprzedaży może zostać zmierzona przez absencję i rotację w tym dziale. Jakość obsługi klienta może być mierzona takimi wskaźnikami jak ilość otrzymanych reklamacji, procent utraconych klientów, czy też wręcz bezpośrednie rozmowy z klientami i ich wypowiedzi w kwestionariuszach.

Wracając do naszego przykładu: "Chciałbym dostać podwyżkę" nie spełnia warunku mierzalności. Faktycznym celem będzie bowiem: "Zarabiać 10% więcej w stosunku do roku 2001". Takie stwierdzenie wyznacza poprzeczkę, którą musimy osiągnąć.

Ambitious - ambitne, stanowiące wyzwanie

Stawiając cel, pamiętaj, że jego osiągnięcie ma coś zmienić, znacząco zmienić. Dlatego za każdym razem formułując cel i jego miarę zastanów się czy jest on na tyle ambitny, że wyzwoli w tobie wolę i determinację w jego osiągnięciu. Inaczej mówiąc - czy będzie ci się chciało robić wszystko, aby go osiągnąć?

Być może cel "Zarabiać 10% więcej w stosunku do roku 2001" nie stanowi dla ciebie wyzwania, gdyż nie będzie trudno go osiągnąć, w związku z tym po co w ogóle się wysilać? Może powinno to być 25% zamiast 10%?

Realistic - realistyczne, osiągalne

A może powinno być 20% a nie 25%? Po zadaniu sobie pytania o wyzwanie związane z danym celem trzeba spojrzeć na drugą stronę medalu. Czy będziesz w stanie osiągnąć cel na danym poziomie z takimi zasobami, które masz lub potencjalnie możesz mieć? Wiele celów jest osiągalnych. Natomiast podczas ich realizacji mogą pojawić się bariery opóźniające osiągnięcie celu na ustalonym poziomie. Biorąc to pod uwagę, trzeba również spojrzeć realnie na kwestię czasu w jakim dane cele mogą być osiągnięte.

Kto wie, może cel z poprzeczką stanowiącą wyzwanie - "Zarabiać 20% więcej w stosunku do roku 2001" jest realny do osiągnięcia w przeciągu 2 lat, lecz prawdopodobnie nie w ciągu 3 miesięcy.

Time - bound

- określone w czasie, posiadające ostateczny termin realizacji

Z powyższego względu przy formułowaniu celu nie może zabraknąć ostatecznego terminu osiągnięcia danego celu. Drugim aspektem związanym z czasem jest przy ustalonym terminie możliwość priorytetyzowania celów - łatwiej jest podjąć decyzję, który cel należy realizować najpierw ze względu na termin. Trzecia kwestia to powszechnie znany fakt, że "rzeczy bez terminu realizacji się nie zdarzają".

Czwartą, prawdopodobnie najważniejszą przyczyną umiejscowienia celu w czasie jest fakt, że bez tego elementu, nie będziesz w stanie określić czy już osiągnąłeś cel czy nie. Bo może faktycznie po 3 latach, w roku 2004 wreszcie będziesz "Zarabiać 20% więcej w stosunku do roku 2001". Jednak w sytuacji, gdy te 25% będą stanowić podwyżki inflacyjne to chyba nie będzie to to, o co ci chodziło podczas stawiania celu. Siła nabywcza twoich pieniędzy wciąż będzie taka sama jak przed 3 laty, czyli de facto nic się nie zmieni.

Dlatego też "Do końca roku 2002 zarabiać 20% więcej w stosunku do roku 2001" stanowi pełny, dobrze sformułowany cel.

Proces pisania celu SMART

Reasumując można powiedzieć o 5 krokach, które należy stosować formułując cel według techniki SMART.

1. Rozpocznij od stwierdzenia zmiany jaka chcesz, aby zaszła. Użyj czasownika określającego działanie (najlepiej bezokolicznika) oraz innych słów dookoła niego zdefiniuj zamierzenie. Czyli:"Zarabiać więcej"

2. Nadaj miarę swojemu celowi "o 20% w stosunku do roku 2001"

3. Nadaj ostateczny termin realizacji "Do końca roku 2002"

4. Przeanalizuj, czy tak postawiony cel będziesz w stanie zrealizować i czy będzie on stanowił dla ciebie wyzwanie.

5. Nanieś konieczne poprawki

Zasada 3

Cel należy tylko do Ciebie

Niezależnie czy celem jest awans w pracy, nowy klient, obniżenie kosztów, czy zrzucenie kilku kilogramów nadwagi, musi on być Twoim celem. Jest mało prawdopodobne, abyś zrealizował cel, o którym myślisz w kategoriach “powinienem" nad tym pracować w tym roku. Twoje cele muszą budzić podekscytowanie i satysfakcję, w momencie gdy je osiągasz. Za każdym razem musisz być przekonany o tym, że cel jest wart wysiłków i starań, nieważne czy jego realizacja przyniesie ci sławę, duże pieniądze, zdrowie, awans, zaspokoi ciekawość, czy po prostu da satysfakcję i niezależnie od tego, czy cel jest prywatny czy zawodowy.

Dlatego też:

Zasada 4

Twoje cele muszą być zgodne z systemem wartości twoim i organizacji

Każda organizacja poprzez swoją misję i wizję od-zwierciedla wartości i zasady, które są dla niej ważne. Misja i wizja mają duży wpływ na kształtowaną strategię, która następnie przekłada się na cele dla poszczególnych działów, zespołów i pracowników.

Z tego względu twoje cele zawodowe powinny być związane wartościami i zasadami twoimi i twojej organizacji. A zatem krótko - i długo terminowe cele powinny być oparte na wartościach. Jeśli tak jest, wówczas będziesz uważać dany cel za własny, gdyż będzie on odbiciem tego co myślisz, czujesz, co jest dla ciebie ważne. To sprawi, że łatwiej i szybciej go osiągniesz.

Aby twoje życie było w równowadze, należy stawiać cele zarówno zawodowe jak i prywatne.

Istnienie tej równowagi w długim okresie znacząco wpływa na efektywną realizację celów. Osadzenie celów w systemie wartości ułatwia, w trudnych sytuacjach, podejmować decyzje dotyczące życiowych priorytetów.

Zasada 5

Uwierz, że możesz osiągnąć cel, a nawet gdy to się nie uda, nie traktuj tego jak porażkę

Każdy z nas ocenia siebie samego, to co robi. Czasem jest to pozytywna ocena, czasem nie. Pamiętaj, że pozytywne podejście zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu. Negatywne myśli i samokrytyka obniżają poczucie własnej wartości, a tym samym zdolność do realizowania zamierzeń i planów.

Jeśli jesteś menedżerem jednym z twoich ważniejszych zadań jest wspierać rozwój wysokiego poczucia własnej wartości twoich podwładnych. Twoje pozytywne podejście do nich pozwoli im uwierzyć

w siebie i realizować cele. Nie usprawiedliwiaj niepowodzeń, ale za każdym razem staraj się porażkę przekuć w zwycięstwo typu chociażby "to jest dla mnie/dla nas lekcja na przyszłość".

Zasada 6

Zapisuj swoje cele

Zapisywanie celów na papierze oznacza wzięcie odpowiedzialności za ich osiągnięcie. Oznacza zdecydowanie się na podjęcie konkretnych działań, a nie bliżej nie sprecyzowany pomysł, który krąży gdzieś w twoim umyśle. Jest to świadoma obietnica złożona samemu sobie, że cel jest dla ciebie ważny i zrobisz wszystko, aby go osiągnąć. To punkt wyjścia do napisania planu działań i większe prawdopodobieństwo ich rozpoczęcia.

Zasada 7

Regularnie sprawdzaj progres i planuj

Jedną ze słabości rocznego systemu oceny pracowniczej jest brak regularnego i częstego sprawdzania czy jest się na dobrej drodze do osiągnięcia celu a tym samym sukcesu. Prawdopodobieństwo sukcesu zwiększa się, gdy przegląd przez twoje cele stanowi część codziennego procesu planowania kolejnego dnia (wszak dzisiaj pod koniec dnia zaplanujesz jutrzejszy dzień, czyż nie?). Nieważne, czy planujesz za pomocą organizera, palmtopa, czy też komputera - przeglądasz zapisane cele i planujesz zadania i czynności związane z realizacją celów na najbliższe dni i tygodnie. Ta samodyscyplina jest konieczna, jeśli chcesz osiągnąć sukces.

Zasada 8

Identyfikuj i eliminuj przyczyny braku rezultatów

Zwykłe codzienne śledzenie postępów w pracy nie wystarcza. Jeśli nie jesteś zadowolony z dotychczasowych rezultatów, musisz przeanalizować co powoduje taki stan rzeczy i opóźnia realizację celu. Zadaj sobie pytania takie jak: "Czy cel został dobrze sformułowany?" (może jest zbyt ambitny lub termin jego realizacji nie jest realny), "Czy ten cel jest wystarczająco ważny?" (jeśli nie, może należy z niego zrezygnować lub zweryfikować priorytety), "Czy są jakieś konkretne przeszkody, które sprawiają, że nie można osiągnąć celu lub jest to trudne?" (w takiej sytuacji, zdefiniuj te przyczyny i podejmij konieczne działania w celu ich eliminacji), "Czy nie przeliczyłem się z moimi możliwościami? Może moje kompetencje w tym zakresie są zbyt niskie?" (wówczas porozmawiaj o tym ze swoim przełożonym). Tylko dokładna analiza przyczyn pozwoli podjąć odpowiednie kroki i zareagować na te przyczyny.

Zasada 9

Celebruj sukcesy

Osiągnięcie nawet małego celu zasługuje na nagrodę. W takich sytuacjach nie stresuj się myślami o tym co jeszcze trzeba zrobić. Ciesz się tym co już osiągnąłeś i ruszaj do realizacji kolejnego celu.

Jeśli masz podwładnych rób dokładnie to samo w stosunku do nich.

Zasada 10

Pamiętaj, cele się zmieniają!

Wszystko się zmienia. Zmienia się rzeczywistość i otoczenie, w którym żyjesz, twoja organizacja, twoje marzenia, ambicje, te prywatne i te zawodowe. Oczywiste jest, że cele również muszą się zmieniać. Niektóre powinny być postawione od nowa, inne zweryfikowane, powinny również pojawiać się zupełnie nowe cele, tak aby miały sens i były celami, w tym konkretnym momencie. Być może trzeba zmniejszyć ich ilość. Nie przejmuj się, jeśli nie wszystko udało się osiągnąć. Wyciągnij z tego lekcje na przyszłość, ale nie roztrząsaj w nieskończoność. Świat idzie naprzód a my wszyscy razem z nim poprzez stawianie sobie nowych i wyższych poprzeczek do pokonania.








TMI Polska Sp. z o.o.
Hanna Biała